On se crée pas d'identifiant ISNI ou VIAF comme on se crée un identifiant ORCID ou IDHal par exemple. Les données d'ISNI proviennent d'agences et d'institutions habilitées à créer des notices d'autorité et qui ont les moyens de désambuiguiser les notices déjà créées.

Un chercheur fait souvent son entrée dans ISNI ou VIAF en ayant sa thèse ou son ouvrage catalogué par un bibliothécaire. Prenons le cas de la thèse : dès lors qu'une thèse est soutenue, les données relatives à son auteur qui ont été collectées par le service recherche ou scolarité de son établissement de soutenance sont complétées par le bibliothécaire et font l'objet d'une nouvelle notice dans le répertoire de l'enseignement supérieur IDREF.

Dès lors qu'une notice-auteur est créée dans idref, elle peut être reprise automatiquement dans les répertoires ISNI et VIAF

Ci-dessus la notice d'autorité dans idref correspondant à Manuel Durand-Barthez. Des données qui peuvent avoir un caractère confidentiel pour certaines personnes (date de naissance par exemple) sont néanmoins rendues publiques, car elles sont très utiles pour distinguer des homonymes ou faire un lien entre des formes-auteur différentes mais qui correspondent à la même personne.

Chaque auteur enregistré dans idref se voit attribuer automatiquement un identifiant unique (en l'occurence 035485833) et une URL pérenne comportant cet identifiant : http://www.idref.fr/035485833 renvoie à la notice d'autorité de Manuel Durand-Barthez.

L'auteur a la possibilité d'agir sur les informations qui le concernent en en ajoutant ou en faisant modifier celles qui sont enregistrées. Deux boutons lui permettent d'initier une modification :

La modification doit faire l'objet d'une demande en remplissant un formulaire et en fournissant une copie numérique d'un justificatif d'identité (scan de la carte d'identité par exemple). C'est une procédure lourde pour l'usager sans doute, mais elle garantit qu'on ne modifiera pas vos données à votre insu et vous permettra d'avoir des données à jour et exact sur le catalogue SUDOC ou celui de votre bibliothèque et le moteur de recherche theses.fr.

Les auteurs demandent parfois que l'on retire la date de naissance de la fiche. Le bibliothécaire a la possibilité en effet, sans la retirer de la fiche, de ne pas l'afficher en clair sur le web. Elle restera accessible aux seuls catalogueurs. En revanche en cas de réutilisation de cette notice par un autre référentiel, faute d'être affichée en clair, cette donnée chargée sous un autre champ dans le format source n'est pas assurée de se retrouver dans un champ équivalent dans le format de destination. Cet affichage masqué peut conduire à une perte de données. La date de naissance est importante pour distinguer les notices de deux homonymes.

En outre, il faut savoir qu'il n'est pas possible d'empêcher que son nom et son prénom soient liés à sa thèse sur le catalogue public SUDOC ou sur le répertoire des autorités-matière Idref. En effet, le SUDOC sert de registre national des thèses et toute thèse soutenue doit y être enregistrée avec le nom de son auteur (et un lien vers le répertoire idref.)

Lorsqu'on interroge le moteur de recherche de VIAF sur Pierre Michon, apparaît une liste de 70 identités parmi lesquelles des personnes (l'auteur de Corps du roi et quelques homonymes), des oeuvres (dont Corps du Roi) et des expressions (adaptations littéraires, cinématographiques, musicales d'une même oeuvre)

La forme Michon, Pierre, 1945-... est celle qu'on rencontre le plus souvent dans les répertoires des bibliothèques nationales. Mais on peut observer que le deuxième résultat (répertoire ISNI) a un label sensiblement différent : les dates de vie n'y figurent pas. VIAF permet de lier ces différentes autorités de bibliothèques nationales avec d'autres répertoires comme ISNI ou Wikidata (ce dernier est utilisé notamment par les contributeurs de Wikipedia)

Cette grande interopérabilité entre plusieurs répertoires permet d'augmenter les capacités des principaux moteurs de recherche.

Le web sémantique se structure autour d'individus (au sens informatique) comme l'auteur. Plus votre autorité est identifiable et plus vous serez visible sur le web des données.

En tant qu'auteurs, les Michele Smith sont nombreux et présents dans des domaines d'activité variées : la musique, la chanson, la littérature. Grâce à ISNI, la norme ISO permettant d'attribuer à chaque auteur un identifiant unique, l'affiliation d'une oeuvre à un auteur se fait désormais sans ambiguïté.On peut attribuer sans mal grâce à son identifiant ISNI (7722 4586 1234 0422) le recueil Poems of the dark à Michele Smith :

Comme les ISBN (ouvrages) ou les ISSN (revues), les ISNI correspondent à une norme internationale (ISO 27729). Les données ISNI sont réutilisables à condition d'indiquer la source et de ne pas en faire d'usage commercial (cf. licence d'ISNI)

Ce qu'ISNI n’est pas :

"ISNI ne vise pas à être un fichier d’autorité ; sa démarche est différente. ISNI normalise l’identification et gère les identifiants : leur unicité, leur pérennité. En cela, il partage bien une fonction avec un fichier d’autorité qui est destiné à permettre la désambiguïsation. ISNI ne normalise pas des formes de nom et ne cite pas les informations trouvées issues des sources ayant permis l’établissement de l’entité identifiée. En cela, ISNI est différent d’un fichier d’autorité." (François Mistral)

Par "information trouvée", le bibliothécaire à l'origine de la notice auteur entend par exemple : la date de naissance, le lieu d'affectation du chercheur...Ces informations permettent de désambiguiser une notice en la distinguant des notices d'homonymes. Le bibliothécaire établit l'autorité. ISNI normalise cette autorité et la rend interrogeable par un grand nombre d'API.

Les identifiants ISNI sont utiles :

• Ils permettent des alignements entre réservoirs d’autorité

• Ils permettent de consolider et d’enrichir des jeux de données