Tous les membres de la communauté scientifique peuvent déposer, en accord avec les règles de fonctionnement fixées par les établissements et l’archive dans laquelle s’effectue le dépôt. Certaines plateformes sont basées sur l'auto-archivage, avec ou sans contrôle des bibliothécaires (le plus souvent, ces derniers rajoutent ou corrigent les métadonnées, c'est à dire, les données descriptives de la notice).

« Les textes doivent être d’une qualité équivalente à celle des articles que les auteurs soumettent aux revues scientifiques de leur champ disciplinaire ».

Plus généralement, l'on déposera les versions "auteur" des documents :

• Les documents non publiés (thèses, communications, working papers, etc.).
• Les pré-publications, post-publications et publications (articles de revues, chapitres d’ouvrage, etc.).
• Une simple notice bibliographique contenant les références de publication d'un article, d’un livre publié, mais sans le texte intégral.

Un texte peut se présenter sous trois versions :

• Version finale éditeur : version du texte telle que publié avec mise en page de l’éditeur. Version à privilégier pour tous les éditeurs qui l’acceptent.
• Post-publication auteur : version du texte telle que publié, mais sans la mise en page de l’éditeur.
• Pré-publication auteur : texte publié mais dans sa version avant acceptation finale par l’éditeur.

Les versions "post-publication" et si possible "version finale éditeur" sont à privilégier dans tous les cas. Toutefois, le choix de la version à déposer peut être soumis aux conditions imposées par l’éditeur.

Oui ! Un auteur peut désigner un mandataire / un contributeur (documentaliste, bibliothécaire, secrétaire de laboratoire) pour effectuer le processus de soumission à sa place. Dans tous les cas, le dépôt reste sous l’entière responsabilité de l’auteur qui veillera à l’exactitude des informations introduites.

Cela dépend de la politique de l'institution (consulter la liste des mandats des établissements).

Si cette dernière n'a pas été formalisée, il est conseillé de déposer dans une archive ouverte spécialisée dans votre domaine (cf. répertoire OpenDOAR) ou dans une archive ouverte à forte visibilité (multidisciplinaire et audience internationale), quelques exemples : ArXiv, HAL, Pubmed (consulter également le classement des archives ouvertes).

http://maps.repository66.org/

Afin notamment de garantir une conservation optimale, le format de fichier recommandé pour le dépôt est le PDF (Portable Document Format).

Les fichiers de base, notamment Word, OpenOffice ou Excel, peuvent être convertis sans dommage en format PDF avant dépôt via le logiciel libre PDFCreator.

Les autres formats habituels ( .doc - .odt - LaTeX...) sont néanmoins supportés.

HAL, Archive Ouverte de référence au niveau français.

• Articles dans des revues avec comité de lecture.
• Articles dans des revues sans comité de lecture.
• Conférences invitées.
• Communications avec actes.
• Communications sans actes.
• Ouvrages scientifiques.
• Chapitres d'ouvrages scientifiques.
• Directions d'ouvrages.
• Brevets.
• Autres publications.
• Thèses.
• HDR.
• Cours.
• Rapport de recherche.
• Documents sans référence de publication.