Il est possible de définir plusieurs degrés d’accessibilité / modalités d'accès :

• Accès ouvert : le document est en Open Access (consultable par tous).
• Accès ouvert avec embargo : l’accès libre au document est temporairement impossible en raison d’une durée d’embargo imposée par l’éditeur ; le document sera rendu automatiquement accessible une fois cette période d’embargo terminée. (Ici, l'auteur ou le déposant peut décider lui-même de la durée d’embargo, indépendamment de l'éditeur).

Dans la plupart des archives ouvertes, il n'est pas possible de retirer un document, une fois ce dernier déposé :

• L’absence de retrait depuis l’interface assure la responsabilisation des dépôts et donc, le niveau scientifique de l’archive ouverte.
• Cela protège l'archive contre les utilisations scientifiques frauduleuses (dépôt de résultats contradictoires pour prendre date avec retrait postérieur des dépôts faux, etc.).
• Ce système garantit la stabilité des dépôts et des adresses (URL stable et pérenne). On ne peut pas citer dans une publication scientifique un texte qui risque à tout moment d’être retiré par son auteur !
• Droit à l’erreur scientifique :
  
  • L’alternative au dépôt sans retrait est la possibilité de déposer de nouvelles version.
  • La dernière version est proposée par défaut au lecteur mais celui-ci peut toujours accéder aux versions antérieure.
  • Enfin, il faut rappeler que le dépôt permet de prendre date et garantit la paternité de l’oeuvre.

Les archives ouvertes permettent aux auteurs de déposer plusieurs versions successives du même document.

Par exemple, vous pouvez déposer la version pré-publication puis post-publication et enfin une version éditeur de votre article (bien sûr, si votre éditeur vous y autorise).

Par exemple, tous les documents déposés dans HAL (Hyper Articles en Ligne) font l’objet d’une validation scientifique élémentaire par un réseau de chercheurs spécialisés dans leur domaine.

L’établissement dont dépend l’archive peut également faire des choix scientifiques et rédiger une charte de diffusion que tous les chercheurs sont dans l’obligation de respecter.

D'autre part, les gestionnaires de l'archive effectuent une vérification juridique et technique sur le document déposé.

Après le dépôt, le chercheur peut disposer de différents services :     

• Pouvoir extraire les références de vos documents déposés dans plusieurs formats (formats documents : .doc, .pdf, .html, .xls et formats bibliographiques : endnote, ris, bibtex). 
• Certaines archives ouvertes offrent également la possibilité de générer automatiquement un curriculum vitae du chercheur.

 Aperçu des services proposés en lien avec une archive ouverte institutionnelle

• Enfin, la plupart d'entre elles vous fournissent des indications d'usage des documents que vous avez déposés (taux de téléchargement du (des) documents, taux de consultation des notices, etc.)

Exemple de statistiques fournies par l'archive ouverte HAL :

Les 10 dépôts les plus consultés pour la collection Thèses de l'université Rennes 2