Dans un premier temps, il est nécessaire d'avoir obtenu l'accord de dépôt des co-auteurs, portant à la fois sur le texte et les illustrations.

« L’auteur vérifie qu’il dispose des autorisations de reproduction et de représentation des illustrations présentes dans le document. Par exemple, je veux déposer ma thèse ; elle contient une photo prise par un collègue : je lui demande son accord pour la reproduction et la diffusion de cette illustration avant d’auto-archiver ma thèse. » 

Avant publication, l’auteur reste détenteur des droits sur son texte (AUCUN CONTRAT n'a été signé avec un éditeur), il n'y a donc aucune restriction au dépôt dans une archive ouverte. Toutefois, il est conseillé de se renseigner auprès de l'éditeur avec lequel vous souhaitez soumettre votre article afin de savoir si ce dernier ne refusera pas votre manuscrit, si ce dernier a été déposé dans une archive ouverte.

Après publication, SOUS contrat :

1. Sauf interdiction explicitement mentionnée dans le contrat, l’auteur a le droit de diffuser sa "version auteur" du document (pré-publication, post-publication auteur) dans une archive institutionnelle.
2. Si l’auteur a signé avec l’éditeur la cession à titre exclusif des droits ou une clause d’exploitation électronique du document : l’auteur doit demander l’autorisation de dépôt à l’éditeur et respecter les éventuelles règles d’embargo.
3. Certains éditeurs préfèrent le dépôt de leur version (EDP sciences…).

Dès publication, il est recommandé :

• D’ajouter dans l’archive ouverte les références de publication, et le lien DOI (Digital Object Identifier : numéro unique d'identification de la version électronique, du type 10.xxxx ).
• D'utiliser le dépôt différé pour respecter la période d’embargo de l’éditeur.

Ne pas déposer les documents confidentiels (brevets) ou les documents destinés à la vente (ouvrages…).

Enfin, vous pouvez consulter les conditions et les restrictions de diffusion en ligne sur le site de l’éditeur, ou sur la base RoMEO.

Actuellement, 93% des revues autorisent l’auto-archivage dont 63% autorisent l’auto-archivage des post-prints. Dans Sherpa/RoMEO, les éditeurs qui acceptent le dépôt des pré-publications sont identifiés par les couleurs jaune et verte. Les éditeurs qui acceptent le dépôt des post-publications sont identifiés par les couleurs bleue et verte. Enfin, les éditeurs qui autorisent le dépôt des pré et post-publications sont dits "verts" ou "Green".

Source : Centre de documentation du CES

Les revues scientifiques sont maintenant nombreuses à admettre le dépôt de « fichiers auteur » sur des archives ouvertes, avant ou après publication, à condition qu’il s’agisse d’une diffusion purement scientifique et non commerciale.

Le dépôt est donc possible quand :

• Aucun contrat écrit de cession des droits n’a été conclu ;
• Le contrat conclu n’a pas prévu la cession exclusive des droits pour tous supports ou pour les supports électroniques ;
• Le contrat autorise la diffusion du document après un certain délai (appelé barrière mobile) : dans ce cas, vous pouvez déposer votre document passé ce délai.
  

En revanche, quand le contrat a prévu la cession de vos droits à titre exclusif pour tout support, ou pour le seul support électronique, pour la durée de la protection légale, contactez votre éditeur pour obtenir son autorisation écrite pour le dépôt, en vous appuyant sur sa politique actuelle en matière de libre accès diffusée sur son site, ou sur les sites dédiés à ces questions :

• Pour les éditeurs : SHERPA RoMEO
  
• Pour les revues : RoMEO ePrint

En conclusion, les revues scientifiques et éditeurs commerciaux ne disposent que des droits que les auteurs leur ont cédés explicitement par contrat écrit.