1. Indexation en texte intégral (ex : Google) : tous les mots des documents sont des mots-clés, des points d'entrée vers les documents.
2. Indexation limitée aux métadonnées : les seuls points d'entrée disponibles sont : les descripteurs ajoutés "manuellement" par les documentalistes ou par les auteurs (mots clés, indices de classification et résumés) et les titres et noms d'auteurs des documents. Les mots-clés sont extraits de diverses listes, thésauri, classifications et autres nomenclatures  ou codes APE.

Les catalogues des bibliothèques et beaucoup de bases de données ne font pas l'objet d'une indexation en texte intégral. Pour faire une requête dans ce type d'outil, il faut consulter ces listes, thésauri et classifications de référence ou tout au moins s'en faire une idée.

Si l’on opère sur du texte intégral, il y a peu de chance de manquer des documents en oubliant un terme ou son synonyme . Il faut cependant limiter le bruit généré par ce type d'indexation en s’appuyant sur des termes rares, discriminants et idéalement spécifiques au sujet et à la communauté de ses auteurs.

Exemple : Une requête sur google avec le terme « socio-technique » renvoie directement aux travaux du centre de sociologie de l’innovation de l’Ecole des Mines de Paris. C’est un excellent terme pour repérer - en une seule requête - une partie de ses travaux, ou des travaux de ceux qui s’y réfèrent.

Une méthode possible d’analyse est la Méthode 3QOCP en 6 points :

• Qui ? : Quels sont les acteurs ? Quelles entreprises, quels laboratoires, quelles institutions, quelles personnes impliquées ?

• Quoi ? : De quelles études, procédés, activités, domaines, expérimentations … parle-t-on ?

• Quand ? : Faut-il adopter une perspective historique ?

• Où ? : Faut-il adopter une perspective géographique ?

• Comment ? : De quelle manière peut-on qualifier l’objet de recherche ?

• Pourquoi ? : Quels sont les objectifs de recherche ? Quelle est la destination de l’objet de recherche ? A quoi sert-il ? Quelles en sont les applications ?

Cette première exploration sommaire permet de lister une première série de concepts qui définissent le sujet.  

Il faut ensuite traduire ces concepts en mots-clés pour faire une requête documentaire.

Quand un moteur, comme ceux des catalogues de bibliothèques, n’opère que sur les titres et descripteurs ajoutés par les documentalistes ou par les bibliothécaires - quelques mots seulement - il y a un risque de silence.  

Pour optimiser une recherche sur ces termes et ne manquer aucun document pertinent , il faut :

•  Multiplier dans sa requête les termes synonymes, équivalents, spécifiques ou génériques

• Se référer aux index, listes d'autorité et classifications de références.

Exemples de requêtes effectuées dans un catalogue de bibliothèque pour une recherche sur : 

• La sécurité dans un laboratoire de chimie  : (Sécurité OU fiabilité OU risque) ET laboratoire ET chimie.
• La violence dans le couple : (violence OU maltraitance OU victime ) ET (couple OU conjoint OU famille)
  

Efficacité des descripteurs :

Cependant, parce que les descripteurs utlisés par les bibliothécaires relèvent  d’un langage documentaire enregistré dans des outils professionnels comme les thésauri, ils sont moins polysémiques que les mots du langage naturel et rassemblent a priori sous un même terme des documents qui portent sur le même sujet.

Sur les notions de bruit et de silence, consulter le guide Methodoc (Université de Rennes 2) sur la recherche.

Pour approndir ce travail sur le vocabulaire, vous pouvez utiliser des dictionnaires, des listes d'autorité ou des thésauri spécialisés comme le MeSH ou RAMEAU (voir onglet ressources et outils).

Les thésauri ont comme principal intérêt d’être communément utilisés par les documentalistes et bibliothécaires et de donner le contexte des concepts visés : les termes génériques,  spécifiques ou associés.