Qu’est-ce que Zotfile ?

• Une extension qui vous permet d’améliorer et de faciliter la gestion des  fichiers PDF joints aux références.

Pourquoi utiliser Zotfile ?

• pour renommer et homogénéiser automatiquement ses PDF en les ajoutant à ses références.
• permet d'appliquer des conventions de nommage à vos PDF.
• pour extraire le sommaire lorsqu'il existe.
• pour stocker ailleurs que dans votre compte Zotero et en local (utile si vous disposez d'un autre espace dans le cloud moins restreint que celui de Zotero).

L'extension non signée par son auteur n'est pas conforme aux standards de Mozilla, bien qu'elle ne présente pas de risques. Pourtant, avec cette extension .xpi, le chargement dans le navigateur est réalisé par défaut.

Pour sortir de cette impasse, à partir de la page de téléchargement, positionnez-vous sur le lien de chargement du fichier .xpi, faites un clic droit. Dans le menu contextuel, cliquez sur "Enregistrer la cible du lien sous" et déposez le fichier sur le bureau.

Allez ensuite dans Zotero > Outils > Extensions

Cliquez sur la petite roue dentée > sélectionnez "Install add-on from file". Allez chercher le fichier .xpi sur le bureau. Redémarrez Zotero.

Zotfile devrait être chargé correctement après cette dernière étape.

Supposons que vous êtes dans la situation suivante : vous travaillez dans une équipe de chercheurs qui partage le produit de sa veille sur un serveur. On vous demande de charger les références et les documents liés depuis votre bibliothèque Zotero sur ce serveur mais on vous recommande de renommer les fichiers pour pouvoir les classer à part et les retrouver facilement.

Voici les conventions de nommage qu'on vous demande de respecter :

1. Le nommage ne doit comporter aucun espace et aucun caractère spécial.
2. Sont utilisés :
 Les Majuscules
 Les minuscules
 le tiret du 6 -
 le tiret du 8 _
 le point.
3. Une majuscule au nom de chaque Auteur
4. pdf en minuscule
5. Ce nommage comprend les noms d'auteurs et l'année de publication. Pas de titre car trop lourd.
Un seul nom d'auteur :
Alberts_1994.pdf
Deux noms d'auteurs :
Beisner_Isbell_2009.pdf
Trois noms ou plus :
Bisazza_Facchin_&_al_1998.pdf
Noms doubles :
Akangala-Mankarika_1998.pdf
Albiach-Serrano_Guillen-Salazar_2007.pdf

Pour afficher les Préférences de Zotfile :

Version 4 : Dans le menu "Actions" () sous "Préférences", cliquer sur "Préférences Zotfile".

Version 5 : Dans le menu "outils" cliquer sur "Préférences Zotfile".

Dans les deux cas, cliquer ensuite sur l'onglet "règles de renommage"

Lire attentivement les indications fournies dans cette fenêtre et paramétrer Zotfile pour que les règles de renommage respectent les consignes du laboratoire (cf. document dans la boîte conventions de nommage)

Testez ce paramétrage en renommant des fichiers PDF :

Faites un clic droit sur le nom d'un des PDF. Sélectionnez en bas du menu de clic droit l'option "Gérer les pièces jointes", puis "renommer les pièces jointes". Si le résultat n'est pas conforme au modèle souhaité. Changez à nouveau les paramètres des règles de renommage de Zotfile.

Notez que l'option "renommer les fichiers à partir des métadonnées du parent", va inclure le titre de l'article dans le nom du fichier, ce qui n'est pas souhaité dans le cas que nous étudions ici.

Une fonctionnalité très utilisée de Zotfile permet de définir un autre répertoire que celui qui est par défaut pour conserver les PDF.

Si vous disposez d'une clé USB, vous pouvez en faire l'essai et spécifier dans les préférences de Zotfile le chemin vers cette clé USB

Il peut être utile de définir un chemin vers un serveur distant (par exemple celui du serveur de son laboratoire) pour économiser de la place sur son ordinateur ou sur ce compte en ligne.

Zotfile a également pour intérêt de permettre une sauvegarde de ses fichiers ailleurs qu'en local ou bien sur l'espace en ligne de Zotero qui est limité à 300 MB par utilisateurs. Il est possible de sauvegarder ses références dans Dropbox par exemple en procédant de la manière suivante :

changer le chemin de sauvegarde des fichiers dans les préférences de Zotero

Changer ensuite ce même chemin dans les préférences de Zotfile

Tout cela est expliqué dans le sketchnote d'Elise Breton ci-dessous